Описание проекта
К моменту обращения к специалистам для поиска решения BCC Leasing столкнулась с рядом значимых трудностей в части автоматизации ключевых бизнес-процессов. Все задачи по бюджетированию, управлению договорами и учёту арендных операций выполнялись вручную, преимущественно с использованием Microsoft Excel. Сотрудники тратили значительное время на ручной сбор и сведение данных по бюджетам, фактическим финансовым показателям, балансу, учёту договоров и задолженностей по аренде. Это не только увеличивало риск ошибок и влияния человеческого фактора, но и затрудняло оперативную реакцию на отклонения, усложняло процесс анализа и взыскания просроченной задолженности по арендным платежам.
Для выбора оптимального решения по автоматизации руководство BCC Leasing обратилось в алматинский офис компании "1С:Первый Бит" — одного из ведущих партнёров фирмы "1С" в Казахстане, обладающего значительным опытом в реализации комплексных ИТ-проектов.
Для максимального соответствия требованиям клиента была реализована интегрированная система управления бюджетом, казначейством и договорами аренды на базе «1С:Бухгалтерия для Казахстана» с использованием модулей БИТ.ФИНАНС и БИТ.Аренда. Система была кастомизирована с учётом специфики BCC Leasing, что позволило полностью адаптировать её под задачи компании и обеспечить высокий уровень автоматизации.
В рамках проекта с помощью модуля БИТ.ФИНАНС были проведены следующие работы по автоматизации управления бюджетом и казначейством:
1. Настройка прав, сценариев и аналитик:
- Выполнена детализированная настройка профилей доступа: реализованы как ограниченные, так и полные права для различных категорий пользователей.
- Осуществлена гибкая настройка сценариев бюджетирования, валют учета (тенге), профилей, статей, а также аналитик (вид клиента, НМА, ЦБ, объекты аренды, направления деятельности и др.).
- Организована загрузка всех справочников и классификаторов на основании внутренних данных BCC Leasing.
2. Централизация бюджетирования:
- Все бюджеты перенесены в единую информационную систему с автоматизацией сбора, согласования и утверждения — полностью исключено использование Excel.
- Автоматизировано формирование единой базы для планирования, контроля исполнения и сопоставления с фактическими данными.
3. Автоматизация сбора факта:
- Реализовано оперативное получение факта исполнения бюджета напрямую из 1С, исключено ручное формирование.
- Настроена автоматическая трансляция статей доходов и расходов, а также движение денежных средств в соответствии с индивидуальными правилами клиента.
4. Автоматизация план-фактного анализа и формирование отчётности по стандартам банка:
- Реализовано формирование и автоматическое обновление серии отчетов по шаблонам заказчика и банковскому плану счетов:
- Баланс (выгрузка в Excel, авторасшифровки)
- Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) (по статьям доходов и расходов)
- Совпадение статей и аналитик по сверке с требованиями НБРК.
- Разработан механизм сопоставления счетов по шаблонам заказчика.
5. Автоматизация заявок, прогнозов, платёжных обязательств и реестров платежей:
- Организован электронный процесс создания и согласования заявок на расходование денежных средств с прозрачным маршрутом согласования.
- Реализованы платежный календарь, управление графиком платежей, формирование заявок и платежей на основании прогнозов.
- Осуществлена автоматическая детализация платежей по аналитикам и договорам.
- Внедрено "Рабочее место казначея" с полноценным интерактивным управлением платежами и формированием реестров.
Реализован контроль статусов документов и их изменений, а также фиксация причин закрытия.
6. Автоматизация контроля договоров и интеграция с модулем БИТ.Аренда:
- Внедрены механизмы контроля реквизитов договоров, автонумерация документов и отслеживание этапов согласования.
- Настроена автоматическая передача договоров: после утверждения запускается автоматическое создание документа "Регистрация условий договора аренды" в модуле БИТ.Аренда.
Внедрение модуля БИТ.Аренда позволило автоматизировать все ключевые процессы работы с договорами аренды и субаренды, повысить прозрачность операций, ускорить обработку документов и минимизировать риски, связанные с человеческим фактором.
В рамках проекта были выполнены следующие работы:
1. Автоматизация управления договорной работой (по аренде и субаренде):
- Организована полная регистрация и автоматическое сопровождение жизненного цикла каждого договора: от заключения до окончания действия и расторжения, включая контроль сроков, регистрацию в государственных структурах и визуализацию этапов с помощью цветовой индикации.
- Реализована бесшовная интеграция с модулем БИТ.ФИНАНС для оперативного перехода от утверждённого договора к регистрации условий аренды.
2. Пакетное формирование документов с автоматизацией ЭСФ и субконто:
- Внедрены инструменты для массового формирования реализаций, счетов-фактур и электронных счетов-фактур.
- Настроено автоматическое заполнение субконто согласно правилам клиента.
3. Расширенный отчётный блок:
- Разработан детализированный отчёт по исполнению договоров аренды (по форме заказчика) с возможностью анализа по объектам, площадям, договорам, статусам, истории платежей, скидкам и другим параметрам.
- Добавлен специализированный отчёт по задолженности с детальной расшифровкой по видам платежей, периодам просрочек, деталям аналитик и поддержкой загрузки из Excel.
4. Ускорение работы и усиление контроля рисков:
- Автоматизировано сопоставление объектов аренды и ОС, настроен обновляемый регистр сведений.
- Введён обязательный контроль наличия заявления о расторжении договора — без его регистрации документ не проводится.
5. Автоматизация работы со скидками:
- В договоры добавлено функциональное поле для учёта скидок: можно фиксировать как сумму, так и период действия скидки, с обязательным комментарием и возможностью прикреплять служебные записки.
6. Контроль арендных ставок (норм цен):
- Внедрён специализированный документ "Нормы цены за квадратный метр": реализована автоматическая загрузка, контроль соблюдения норм при внесении договора, фиксация согласования превышений отклонений и ответственных лиц.
7. Автоматизация начисления пени и работы с просрочками:
- Настроено автоматическое начисление пени за просрочку оплаты аренды по индивидуальным и групповым условиям с использованием конструктора сроков.
- Включено автоматическое формирование документов "Начисление пени", рассылка уведомлений клиентам и учёт всех фактов оплаты/погашения задолженности.
Внедрение позволило полностью автоматизировать ключевые бизнес-процессы компании по бюджетированию, казначейству и аренде, повысить прозрачность операций, минимизировать ручной труд и обеспечить соответствие всем требованиям регулятора и внутреннего аудита.
