Описание
До начала проекта прием заказов от кофеен осуществлялся по телефону и в мессенджерах. Администратор фиксировал заявки вручную, после чего передавал информацию на производство. При увеличении количества заказов такой подход усложнял планирование загрузки пекарей и технологов, контроль поставок по филиалам клиентов и оперативное получение информации о выполнении заказов.
Для решения этих задач руководство компании выбрало «Первый Бит» благодаря опыту команды в автоматизации предприятий общественного питания и пищевого производства. На момент старта проекта корпоративный сайт уже разрабатывался сторонним подрядчиком. Перед специалистами Первого Бита стояла задача объединить сайт, производство и учет в единую систему на базе «1С-Рейтинг: Общепит для Казахстана» и настроить их интеграцию.
Производственный учет и калькуляция
Специалисты Первого Бита настроили полный цикл производственного учета и калькуляции продукции по более чем 70 наименованиям изделий.
Производство организовано в два этапа. На первом этапе технологи и пекари выпускают полуфабрикаты — различные виды теста и заготовок. На втором этапе на их основе производится готовая продукция: круассаны, булочки с начинкой и другие изделия.
В системе настроены рецептуры, технологические карты и механизмы расчета себестоимости продукции. Руководство получило возможность контролировать затраты на производство, а технологи — планировать выпуск продукции на основании фактических заказов.
Складской учет и закупки
Специалисты Первого Бита автоматизировали учет сырья, полуфабрикатов и готовой продукции. В системе настроен контроль складских остатков, движения товаров и потребности в закупках.
Сотрудники получили актуальную информацию о наличии ингредиентов, а руководство — инструмент для своевременного планирования закупок и предотвращения дефицита сырья.
Продажи и взаиморасчеты
В системе организован учет реализации продукции, поступлений денежных средств и взаиморасчетов с контрагентами.
Руководитель, совмещающий функции директора и бухгалтера, получил возможность контролировать продажи, задолженность клиентов и финансовые показатели компании в единой системе без использования дополнительных таблиц и ручных расчетов.
Личный кабинет клиентов и прием заказов
Для каждой кофейни создан личный кабинет с индивидуальным логином и паролем. Клиенты самостоятельно оформляют заказы на хлебобулочные и кондитерские изделия и распределяют поставки по своим филиалам.
В результате администратор был освобожден от ручного приема заявок и переноса данных между различными источниками. Все заказы поступают в единую систему и доступны для дальнейшей обработки.
Интеграция сайта с 1С
Специалисты Первого Бита реализовали интеграцию корпоративного сайта с «1С:Рейтинг Общепит для Казахстана» посредством HTTP-сервисов.
После оформления заказа на сайте в 1С автоматически создается документ реализации в статусе черновика. На основании поступивших заявок формируется производственный план на смену, а сотрудники работают с актуальными данными без повторного ввода информации.
Руководитель получил возможность контролировать объем заказов, загрузку производства и выполнение обязательств перед клиентами в режиме реального времени.
Размещение системы
Специалисты Первого Бита развернули решение на арендованном сервере в хостинге. Пользователи получили стабильный доступ к системе независимо от своего местонахождения, а компания избежала затрат на приобретение и обслуживание собственной серверной инфраструктуры. Регулярное резервное копирование обеспечивает сохранность данных и бесперебойную работу ключевых бизнес-процессов.