Автоматизация казначейства, бюджетирования и управленческого учета в едином окне у производителя минеральной воды Alex Saryagash

Описание проекта

Ранее в компании "Алекс" ведение учета осуществлюсь разрозненно:

• Бухгалтерский и налоговый учет велись в программе "1С:Бухгалтерия для Казахстана".
• Данные по управленческому учету собирались в Excel, затем из полученных данных собирались и сводились отчеты.
• Согласование договоров проводилось через электронную почту или на бумаге.
• Заявки на закупку товарно-материальных ценностей (ТМЦ) поступали различными способами: через электронную почту, WhatsApp и устно. Это создавало недостаточную прозрачность процесса, затрудняя определение ответственных лиц, принимающих решения, а также отслеживание статуса согласования заявок. В результате могли возникать путаницы и задержки в процессе закупок.
• Процессы казначейства также выполнялись в Excel, устно либо по почте. Инициатор лично согласовывал заявку с каждой ответственной стороной – у руководителей, в бухгалтерии, а затем передавал ее в казначейство. Для контроля требовалось открывать Excel, проверять бюджет и текущие расходы, и только после этого отправлять информацию на дополнительное согласование руководителю, что занимало значительное время.

Все эти операции требовали значительных ресурсов, что приводило к замедлению рабочих процессов и повышало вероятность ошибок. Компания нуждалась в автоматизации и оптимизации процессов для повышения эффективности и улучшения контролируемости учета и согласования.

Для решения этих задач Заказчик обратился в алматинский филиал ведущего IT-интегратора "Первый Бит". Было принято решение о внедрении единой системы финансово-экономического управления "БИТ.ФИНАНС. Холдинг" на базе "1С:Бухгалтерия для Казахстана".

ТОО "Алекс" - крупное предприятие с большим количеством сотрудников и разнообразными бизнес-процессами. Уникальность проекта заключается в успешной реализации единого информационного пространства, в котором централизованно используется общая нормативно-справочная информация (НСИ) и осуществляется несколько видов учета: бухгалтерский, налоговый, управленческий, финансовый, включая казначейство, учет договоров и закупок. Для эффективной работы сотрудников в системе было организовано обучение пользователей.

В рамках настройки типового функционала решения "БИТ.ФИНАНС. Холдинг" на базе "1С:Бухгалтерия для Казахстана" специалистами IT-интегратора было внедрено разделение доступа на уровне записей для ЦФО и статей оборотов, созданы профили прав пользователей с назначением доступа по списку пользователей.

В результате внедрения подсистемы "Бюджетирование" были достигнуты следующие функциональные возможности и эффекты:

• Сбор и анализ бюджетов предприятия - бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств (БДДС);
• Получение фактических данных по бюджетам;
• Повышение качества контроля за исполнением бюджета;
• Формирование отчетности, необходимой для анализа;
• Интеграция подразделений в единую информационную модель, которая обеспечивает возможность работы в одной системе и доступ к общей нормативно-справочной информации;
• Снижение трудоемкости и сроков рабочего процесса.

Подсистема "Бюджетирование"

Функционал "Бюджетирования" обеспечивает эффективное прогнозирование финансового положения компании на краткосрочную, среднесрочную и долгосрочную перспективу. Подсистема позволяет ТОО "Алекс" проводить расчет ключевых производственных показателей, включая объем реализованной продукции, себестоимость единицы товара, расходы, связанные с добычей воды. Все эти возможности способствуют своевременному принятию управленческих решений и улучшению стратегического планирования компании.

Следующим этапом была выполнена настройка подсистемы "Казначейство" для оперативного управления денежными потоками компании с целью минимизации рисков, операционных расходов и увеличения доходов. С помощью подсистемы "Казначейство", компания может решать следующие задачи:

• Автоматический расчет остатков по счетам с учетом заявок на оплату;
• Автоматическая отправка заявок на оплату на согласование в соответствии с бизнес-процессами компании;
• План-фактный анализ по бюджету движения денежных средств (БДДС);
• Групповая оплата заявок на расходование денежных средств;
• Контроль за ожидаемыми поступлениями денежных средств;
• Возможность управления оплатой из рабочего места.

Подсистема "Казначейство"

Далее в рамках внедрения была настроена подсистема "Управление закупками", которая обеспечивает эффективное планирование и исполнение закупок, минимизируя риски и повышая общую производительность компании. Функционал подсистемы "Управление закупками" включает в себя:

• Планирование и исполнение закупок в соответствии с потребностями центра финансовой ответственности (ЦФО);
• Получение информации о наличии товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складе;
• Групповое создание заявок на закупку;
• Оперативный контроль за бюджетом и остатками на складе;
• Предоставление сведений о подтверждающих документах;
• Отражение факта закупки и выдачи ТМЦ по заявкам на потребность;
• Анализ исполнения заявок на потребность;
• План-фактный анализ заявок на закупку;
• Прозрачный учет процесса закупок.

Подсистема "Управление закупками"

Следующим этапом специалистами IT-интегратора была настроена подсистема "Управление договорами" для выполнения следующих задач:

• Подготовка и согласование проектов договоров;
• Создание и согласование графиков платежей и графиков начислений (доходов и расходов) по договору;
• Контроль сумм договоров по бюджетам (БДДС и БДР);
• Автоматическое создание договора на основании утвержденного проекта договора;
• Регистрация дополнительных соглашений к договорам;
• Дополнительные реквизиты по договору;
• Контроль исполнения договоров;
• Оповещения по договорам:
• по графику платежей
• по графику начислений
• по окончанию срока действия договора
• Формирование графиков платежей и графиков начислений;
• Актуализация графиков договоров;
• Создание документов планирования:
• Прогнозы платежей;
• Заявки на расходование денежных средств;
• Планируемые поступления денежных средств;
• Заявки на затраты;
• Претензионно-исковая работа по договорам;
• Ведение журнала договоров предприятия;
• Формирование реестра договоров в удобной форме;
• Хранение сканированных копий договоров.

Подсистема "Управление договорами"

Данная подсистема позволяет планировать деятельность компании с учетом каждого договора, контролировать их исполнение и предоставлять аналитическую информацию.

Завершая проект по автоматизации казначейства, бюджетирования, управленческого учета, а также управления закупками и договорами, команда IT-интегратора организовала дистанционное обучение сотрудников компании в "Алекс", что способствовало их успешной интеграции в новые рабочие процессы.

Таким образом, внедрение системы "БИТ.ФИНАНС. Холдинг" на базе "1С:Бухгалтерия для Казахстана" позволило оптимизировать ключевые бизнес-процессы, повысить прозрачность и контролируемость учета, а также значительно сократить временные затраты на согласование и исполнение финансовых операций.

На данный момент сотрудничество между интегратором "Первый Бит" и заказчиком "Алекс" продолжается в рамках сопровождения программных продуктов. В дальнейших планах совместная работа над совершенствованием системы с целью адаптации ее под потребности компании для более эффективного управления бизнесом.